Audit merupakan salah satu tools yang ampuh untuk memastikan proses bisnis yang diselenggarakan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan sehingga terus menerus melakukan perbaikan dan peningkatan mutu proses yang berdampak pada kinerja perusahaan.. Bagi perusahaan yang sudah menganut system berstandar internasional seperti ISO dan yang sejenisnya, audit merupakan hidangan yang pasti dihadapi dan wajib dilakoni. Setiap bagian atau divisi akan mendapatkan giliran mengikuti audit. Ada dua jenis audit yang diselenggarakan.

Yang pertama adalah audit internal, dilakukan oleh departemen yang bertanggung jawab terhadap penjaminan mutu sekaligus sebagai representasi perusahaan. Selain untuk memastikan proses bisnis berjalan, audit ini juga sebagai persiapan sebelum menjalankan audit eksternla. Kedua, audit eksternal, yaitu audit yang dilakukan oleh pihak luar perusahaan atau lembaga tertentu yang biasanya adalah pemberi sertifikasi, misalnya perwakilan lembaga pemberi sertifikasi ISO. Selain untuk memastikan proses bisnis berjalan sesuai dengan standar mutu internasional, audit eksternal ini juga bertujuan untuk memberikan penilaian apakah perusahaan tersebut masih layak menyandang sertifikasi tersebut atau tidak.

Lalu bagaimana perusahaan yang belum memiliki Management Representative (MR) atau Departemen Quality Assurance (QA)? Tak dipungkiri bahwa masing banyak perusahaan yang belum memiliki kedua departemen tersebut. Penyenggaraan operasional perusahaan diatur oleh SOP yang dibuat oleh masing-masing departemen. Pada tulisan ini kita akan membahas bagaimana cara melakukan audit untuk pertama kali bagi perusahaan-perusahaan yang belum memiliki MR atau QA Dept. Dengan harapan pembaca mendapatkan gambaran langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan audit internal tersebut:

1. Menentukan Tujuan Audit
Sasaran audit adalah perbaikan dan peningkatan proses operasional yang berujung pada peningkatan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, secara spesifik, sebelum audit dilaksanakan, terlebih dahulu harus menentukan tujuan audit yang ingin dicapai. Tujuan audit bisa ditentukan dengan mengacu kepada kondisi / permasalahan tertentu yang ingin diperbaiki. Misalnya, secara spesifik mengacu kepada efisiensi, produktifitas, dan penyimpangan prosedur legalitas perusahaan. Sebagai langkah awal, bagi perusahaan yang belum memiliki standar operasional, tujuan audit masih bersifat umum mencakup semua perbaikan operasional yang meliputi semua area / divisi / departemen yang ada.

2. Memetakan Area Audit
Setelah tujuan ditentukan, kemudian membagi area audit menjadi beberapa area. Pembagian area ini bisa langsung ditetapkan berdasarkan divisi/departemen. Masing-masing departemen memiliki proses operasionalnya masing-masing. Oleh karena itu, klausul audit disesuaikan dengan masing-masing departemen. Penyusunan klausul (pertanyaan) bisa dengan menggunakan metode Fishbone, untuk mempermudah perumusan permasalahan pada setiap departemen. Agar mendapatkan gambaran apa yang harus diaudit, setiap departemen bisa focus terhadap masalah-masalah yang menyebabkan kinerjanya menurun yang disebabkan oleh departemen yang diaudit. Berdasarkan kriteria ini, barulah dibuat diagram fishbone-nya.

3. Menyusun Jadwal dan Rencana Audit
Selanjutnya adalah menyusun jadwal. Karena tidak ada departemen MR dan QA, strategi yang digunakan adalah Inter Audit / Cross Audit. Secara silang, masing-masing departemen mengaudit departemen lainnya secara bergantian. Namun, perlu diperhatikan, dalam tahap awal, hindari saling audit antara dua departemen yang sama. Lakukan secara bersilangan, misalnya departemen produksi mengaudit maintenance, maintenance mengaudit departemen HRD, HRD mengaudit Keuangan, keuangan mengaudit produksi, dst. Lakukan audit secara serentak dalam satu hari yang dibatasi dengan lama audit , misalnya cukup 4 jam. Sosialisasikan jadwal audit kepada seluruh departemen. Audit ini secara rutin diadakan setiap bulan. Tentukan tanggal dan jam audit secara serentak untuk pertama kali. Untuk selanjutnya, jadwal tanggal dan jamnya bisa dirahasiakan, dengan demikian audit berikutnya dilakukan seperti inspeksi mendadak.

4. Pelaksanaan Audit
Setiap departemen dibagi menjadi 2 bagian yaitu auditor dan auditee. Pembagian ini diserahkan kepada masing-masing departemen. Sebagai bahan pertimbangan, auditor dipilih berdasarkan kemampuan orang tersebut mengenali proses bisnis departemen lain. Dalam hal ini, orang tersebut sering bersinggungan dengan departemen yang diaudit. Auditee sebaiknya dipilih orang yang benar-benar memahami proses operasional suatu departemen. Dengan demikian, akan sangat mudah bagi auditee untuk menjawab berbagai pertanyaan auditor. Seluruh proses pelaksanaan audit, dikontrol sedemikian rupa agar jangan sampai ada departemen yang tidak menjalankannya.

5. Pelaporan dan Presentasi Hasil Audit
Setelah proses audit selesai dilaksanakan, seluruh temuan dituangkan dalam slide powerpoint, bisa dengan menambahkan foto bukti temuan. 1 hari setelah pelaksanaan audit, undang seluruh departemen dalam pertemuan bersama. Masing-masing departemen mempresentasikan hasil temuannya, dan departemen yang diaudit diberikan kesempatan untuk menyanggah atau melakukan klarifikasi temuan, atau mengajukan pertanyaan seputar audit yang dilaksanakan. Dept. Auditor menyerahkan dokumen dan catatan temuan kepada departemen auditee untuk dilakukan perbaikan. Departemen auditee kemudian menyusun rencana perbaikan sebagai respon terhadap temua audit. Temuan yang sudah diperbaiki dinyatakan close setelah di verifikasi pada audit berikutnya. Sedangkan temuan yang belum diperbaiki atau ditindaklanjuti, akan menjadi perhatian serius pada audit yang akan datang.

6. Penyusunan Klausul Audit
Pada tahap ini, seluruh klausul/pertanyaan yang digunakan apda saat audit, dikumpulkan menjadi dalam satu berkas. Kumpulan klausul inilah yang akan dijadikan sebagai bahan pembuatan SOP untuk masing-masing proses. SOP inilah yang akan dijadikan sebagai klausul untuk audit pada masa yang akan datang. Dengan demikian, kini perusahaan tersebut sudah memiliki poin-poin kritikal yang harus segera dibenahi agar proses bisnis semakin lebih baik.

7. Penyusunan Rencana Audit Berikutnya
Sebagai bentuk perbaikan berkelanjutan, audit merupakan proses sistematis yang akan dilakukan kembali di masa yang akan datang. Oleh karena itu, audit harus dijadwalkan kembali pada bulan berikutnya. Tujuannya adalah untuk mengeliminasi berbagai ketidaknormalan proses yang dapat mengganggu proses berikutnya. Setelah perbaikan menunjukkan angka yang signifikan dan masing-masing departemen telah membenahi SOP masing-masing, maka audit bisa dilakukan per semester atau setiap 4 bulan (quarterly).

Demikian langkah-langkah pelaksanaan audit internal bagi perusahaan yang belum memiliki MR atau QA dan untuk pertama kalinya melakukan audit.