WFH: Antara Trust dan Technology. Dimanakah Peran HR?
- March 30, 2020
- Posted by: Consultant
- Category: Articles, Human Capital Management, Innovation
Sejak mewabahnya COVID-19 di lebih dari 200 negara di berbagai belahan dunia, konsep bekerja dari rumah menjadi tren. Perusahaan yang awalnya tidak terpikir dan tidak pernah menerapkan Work From Home (WFH), mendadak harus menyiapkan segala sesuatunya agar karyawan tetap bisa bekerja dalam kondisi krisis.
Beberapa perusahaan di Jakarta telah menerapkan WFH sejak pemerintah mengeluarkan anjuran untuk mengurangi aktifitas guna mencegah penularan COVID-19. Salah satu dampaknya dapat dilihat langsung dengan meningkatnya penggunaan internet. Misalnya, menurut sumber data yang diperoleh dari Telkomsel setelah seminggu menerapan WFH, penggunaan e-learning mengalami peningkatan 236%, penggunaan Cloud Storage meningkat 10.4%, Video Streaming meningkat 7.3%, dan Browsing meningkat 5.2%.
Perusahaan yang tidak dapat melakukan WFH terpaksa meliburkan karyawan dengan beberapa alasan, mulai dari karakteristik usaha sampai dengan ketidaksiapan teknologi penunjangnya. Selain itu, ada juga yang tidak memberlakukan WFH dengan alasan perusahaan belum sepenuhnya percaya kepada karyawan untuk berkerja dari rumah dan memilih untuk meliburkannya (Unpaid Leave). Hal ini dilatarbelakangi oleh ketidaksiapan saran penunjang baik untuk melakukan pekerjaan maupun saran kontrol perusahaan.
Dalam kondisi ini, muncul dua hal yang menarik untuk dikaji, pertama, seberapa tingkat kepercayaan antara perusahaan dan karyawan saat melakukan WFH? kedua, seberapa siap HR Department menyiapkan skema serta sarana dan prasarana untuk menunjang setiap karyawan tetap produktif di tengah krisis.
Setidaknya ada dua peran HR yang sangat krusial di tengah krisis ini:
#1. HR Harus Mampu Membangun Jalinan Kepercayaan Antara Perusahaan dengan Karyawan
Peran HR yang sangat krusial ini akan memungkinkan karyawan tetap mampu produktif di masa krisis. HR yang mampu membangun kepercayaan ini, telah menjalankan perannya sebagai penghubung antara perusahaan dengan karyawan. Perusahaan dapat mendelegasikan setiap strategi bisnis dan karyawan dapat mengeksekusinya sesuai dengan arahan perusahaan.
Proses membangun kepercayaan ini tidak bisa dibangun hanya pada saat krisis saja, namun ini adalah investasi yang sudah dilakukan jauh sebelumnya. HR dapat membangun kepercayaan perusahaan terhadap karyawan dan sebaliknya melalui pembangunan kepemimpinan yang kuat di antara para manager dan leader, mendisain dan menerapkan sebuah sistem manajemen kinerja yang sistematis dan komprehensif, serta membangun budaya perusahaan untuk saling percaya satu sama lain.
Tiga inisiatif ini tentu tidak dapat dibangun dalam seminggu atau beberapa bulan saja, namun investasi ini dibangun bisa jadi satu sampai dua tahun kebelakang. Sehingga saatnya perusahaan harus bekerja dari rumah, perusahaan sudah memahami bahwa HR sudah mempersiapkannya.
Lalu bagaimana jika sudah terjadi dan belum terbangun tiga hal tersebut di atas? HR dituntut untuk agile dalam situasi seperti ini. HR dapat berberan aktif dalam membangun sistem delegasi, kontrol, dan pelaporan untuk memastikan bahwa setiap pekerja melakukan tugasnya dengan tepat. Di sini HR harus masuk ke peran kedua.
#2. HR Harus Memahami Kebutuhan Teknologi Masa Depan Perusahaan
Sebelum wabah COVID-19 muncul, konsep WFH sudah lama dibicarakan terutama bagi HR yang sudah engage dengan teknologi. Tuntutan kerja 3 hari di kantor dan 2 hari di rumah sudah banyak bergulir, meski konteksnya berkenaan dengan efisiensi yang disupport oleh berkembangnya teknologi informasi dalam hal ini adalah Human Resource Information System. Namun, konsep itu seolah hanya untuk perusahaan yang sudah memiliki sistem mapan. Saat krisis ini muncul, kita seperti dipaksa untuk menerima konsep itu dan mau tidak mau harus menjalankannya.
Bagaimana peran HR ? sangat jelas, HR harus melek teknologi, harus benar-benar terbuka. HR harus menyiapkan teknologi untuk masa depan, bukan teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan masalah kemarin dan saat ini. Sehingga saat krisis ini terjadi, HR sudah siap mengatasinya. Mengapa, karena teknologi adalah jembatan antara masalah dan solusi.
HR dapat bermitra dengan departemen IT atau pun sebaliknya untuk mengantisipasi masalah ini. Teknologi memang hanya sebuah sarana (Tool set) dan HR harus memiliki pandangan (Mindset) dan keterampilan (Skill set) yang dibutuhkan di masa depan. Jangan sampai ketika karyawan dari departemen lain bertanya tentang sistem WFH, HR masih bingung dengan skema dan tools yang bisa digunakan.
Bagaimana jika sudah terjadi krisis seperti ini dan HR belum menyiapkan teknologi WFH yang dibutuhkan? Banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk membantu perusahaan menerapkan WFH yang secara instant dapat digunakan. Misalnya, aplikasi Zoom.us, Google Workplace, Teamviewer, Larksuite, Slack, Google Hangout, Sparks, Toggle, dan masih banyak lagi platform lainnya.
HR harus sudah melengkapi sistem HRIS dengan Location Based Attendance Record, dalam hal ini Anda bisa menggunakan aplikasi yang desain oleh haihc.com, sehingga setiap karyawan dapat melakukan proses pengisian daftar hadir di titik yang sudah ditentukan melalui konsep employee self services. Ini sangat membantu perusahaan terutama HR untuk tracking kehadiran karyawan.
Selain itu, skema real time feedback sudah waktunya untuk diterapkan. HR harus sudah merubah pola dari monthly review atau quarter review bahkan ada yang menerapkan annual review menjadi real time review. Ini semua dapat dilakukan dalam satu platform.
Balik lagi, teknologi hanyalah sebuah toolset. HR harus sudah mulai membangun mindset dan skill set teknologi masa depan yang akan membantu mendisrupsi proses administrasi HR menjadi lebih simpel dan automatic.
Jadi, sudahkah departemen HR di perusahaan Anda menjalankan dua peran di atas? Jika sudah, saya ucapkan selamat Anda siap menjadi HR masa depan. Jika belum, segeralah untuk mulai. Gelombang disrupsi HR sudah di depan mata.
Tetap semangat dan tetap produktif di tengah krisis. Semoga musibah ini segera berlalu dan kita bisa mengambil banyak pelajaran dari kejadian luar biasa ini.